MEDSYS HIS
Un système d’information hospitalier complet
MEDSYS est un système d’Information hospitalier (SIH = HIS = Hospital Information System), Full Web, installé directement sur vos serveurs privés ou cloud certifiés HDS.
Pensé pour accompagner les structures de santé de toute taille, il combine accessibilité, modularité et évolutivité afin de répondre aux besoins actuels et futurs des professionnels de santé.
Modules MEDSYS HIS
Ce module gère tout le processus de tous types d’admission pour les nouveaux et les anciens patients :
- Ajout et modification d’un nouveau patient
- Ajout et modification des informations administratives.
- Ajout d’une hospitalisation.
- Ajout d’une visite ambulatoire
- Ajout d’une admission de type urgence
- Génération d’un identifiant unique du patient
- Paramétrage et impression du badge patient avec code à barres.
- Paramétrage et impression des tickets à code à barre
- Ajout des organismes de couverture sociale (CNAM et PEC).
- Archivage des documents reliés au séjour du patient (carte vitale, photo, CIN, dossier médical, etc.).
- Affichage des plans des services et visualisation des états des lits.
- Ajout d’un nouveau séjour (visite ambulatoire, hospitalisation) pour un ancien patient, en récupérant ses données administratives et médicales.
- Génération et impression de la lettre d’admission avec le code à barres du séjour, le consentement éclairé et l’engagement du patient.
- Gestion des accompagnants.
- Consultation de l’historique et traçabilité des actions faites sur le dossier patient « Time line Admission».
- Envoi d’SMS aux médecins traitant lors de l’installation du patient dans sa chambre.
- Gestion des RDV des patients.
- Gestion des Pré-admission.
Ce module géré la planification des consultations, des protocoles appliqués et sa liaison direct avec la fiche de soins en cas d’hospitalisation
- Paramétrage des modèles de protocoles et des questionnaires.
- Planification des consultations
- Processus de consultation et saisi du rapport
- Affichage de l’historique médical du patient relatif à toutes ses visites de consultations
- Saisie et impression des questionnaires.
- Application et arrêt des protocoles.
- Liaison direct entre la consultation et la fiche de soins en cas d’hospitalisation.
- Suivi de l’exécution du protocole par l’infirmière à partir de la fiche de soins
Ce module gère la disponibilité des lits, le transfert du patient et la gestion des équipements médicaux dans les chambres d’hospitalisation :
- Gestion des lits, du transfert et sortie du patient
- Gestion des chambres :
- Ajout d’un lit.
- Gestion de l’occupation des lits (Occupé, libre, réservé, en désinfection, hors – service…).
- Gestion des emplacements des lits.
- Consultation du taux d’occupation des lits.
- Gestion des équipements
- Ajout d’un nouveau dispositif médical dans la chambre du patient.
- Gestion des emplacements des équipements.
- Gestion des transferts d’un patient vers un autre lit, chambre ou service avec la mention du motif de transfert.
- Gestion de la sortie du patient avec ou sans prescription médicamenteuse et/ou demande d’explorations.
Le Dossier Médical Informatisé (DMI) de MedSys, convivial et adapté au workflow des praticiens, garantit traçabilité et confidentialité. Chaque praticien accède uniquement aux dossiers de ses patients, sauf dérogation d’un confrère.
Le DMI est le cœur de l’ERP MedSys, permettant un partage d’information en temps réel entre médecins et personnel soignant, et assurant la liaison directe entre prescription, pharmacie et facturation.
Ses principales fonctionnalités incluent : fiches de soins, anesthésie, réanimation, obstétrique, néo-natalité, dashboard infirmier, transfusion sanguine, notes et observations, gestion des allergies et protocoles médicaux.
Le système permet également des alertes paramétrables pour les images radiologiques (RIS-PACS) et les résultats biologiques (LIS), et assure la connexion sécurisée aux dispositifs médicaux via HL7.
Notre système d’information de radiologie, RadioSys, gère :
L’admission des patients externes et internes à la clinique
La planification des examens selon la disponibilité des modalités et des radiologues
La consultation des images radiologiques via le PACS sur plusieurs Viewers
Le traitement des rapports
La gestion de la pharmacie du centre radiologique
RadioSys intègre également le Speech Mike et la reconnaissance vocale DRAGON.
Notre solution LIS est une solution polyvalente qui permet de gérer les dossiers patients et leurs résultats en toute sécurité en communiquant à temps réel avec le dossier médical du patient et aussi avec les différentes automates installées dans le laboratoire.
En effet, notre solution possède les fonctionnalités suivantes :
- Espace Résultat en ligne pour patients, médecins, et correspondants (Cliniques, …)
- Diffusion des résultats des analyses aux patients, aux médecins prescripteurs via un serveur de résultats.
- Espace de validation à distance pour le médecin biologiste.
- Transfert des résultats entre les automates et le logiciel en communiquant avec un logiciel de connexion
- En fonction des spécifications techniques de chaque automate, notre système d’information du laboratoire est connecté à l’automate en mode mono ou bi-directionnel
- Module de pièce jointe inclue
- L’utilisateur peut sauvegarder des images ou des fichiers reliés aux dossiers patients.
- Module courbe inclue
- Le logiciel peut générer une courbe avec les antécédents du patient pour une analyse prédéfinie
- Gestion des dossiers patients
- Création rapide et intuitive des dossiers patients : accès simplifié et ergonomique au référentiel des analyses médicales.
- Gestion des prélèvements par code à barre :
- La totalité des prélèvements sont identifiés par code à barre au niveau de l’ensemble du processus, généré par MedSys.
- Gestion du paramétrage des analyses
- Les analyses sont toutes paramétrables et modifiables par l’administrateur ou le médecin biologiste
- Gestion des utilisateurs avec des rôles et accès spécifiques.
- Recette détaillée par utilisateurs, date et modes de règlements.
- Traçabilité complète des dossiers patients (externe, interne).
- Statistiques par analyses, médecins, et correspondants
- Permet de générer différents rapports de gestion et de production relatifs à l’activité du laboratoire.
- Consultation d’anesthésie.
- Visite pré-anesthésique.
- Paramétrage de la fiche d’anesthésie :
- Surveillance des produits anesthésiques (Analgésique, Curares, Narcotiques, etc.).
- Surveillance de la ventilation.
- Surveillance cardio-vasculaire.
Le processus de stérilisation comprend 11 phases, chacune associée à une couleur selon les normes :
Pré-désinfection
Lavage
Chargement du laveur-désinfecteur
Déchargement du laveur-désinfecteur
Recomposition de la boîte chirurgicale
Chargement de l’autoclave
Déchargement de l’autoclave
Chargement du monte-charge
Déchargement du monte-charge
Stockage
Affectation des boîtes chirurgicales à un acte
Notre système de traçabilité StériSys est le premier ERP à s’interfacer directement avec l’autoclave et le laveur-désinfecteur. Il assure également une liaison directe avec le bloc opératoire pour l’affectation des boîtes chirurgicales aux différents actes.
La gestion du planning du bloc opératoire est réservée au chef de bloc. Cependant, selon la décision de la clinique, les chirurgiens peuvent demander la réservation de leur acte chirurgical depuis leur tablette ou smartphone via la version mobile. La validation des demandes se fait exclusivement par le chef de bloc.
Tous les actes chirurgicaux sont intégrés dans la base de données MedSys, conformément à la nomenclature générale des actes professionnels décidée par le ministère de la Santé. Le module planifie les actes en fonction de la disponibilité des salles d’opération. Une réservation temporaire peut être effectuée tant que le patient ne s’est pas présenté pour une admission définitive.
Quelques fonctionnalités du bloc opératoire :
Préparation des paniers chirurgicaux à partir de la pharmacie de bloc
Gestion du retour des paniers à la pharmacie à la fin de l’acte
Transfert en temps réel des produits utilisés vers la facturation
Saisie du rapport de l’acte chirurgical avec dictaphone
Gestion des actes en attente selon la disponibilité des lits d’hospitalisation
Consultation du taux d’occupation des salles
Statistiques personnalisées
• Paramétrage de la fiche de réanimation.
• Ventilation.
• Flux urinaire.
• Digestif.
• Apport digestif.
• Drainage.
• Gestion de l’administration médicamenteuse par Seringue électrique.
• Connexion au SCOPE et affichage des constantes vitaux sur la version mobile
- Surveillance respiratoire.
- Surveillance cardio-vasculaire.
- Surveillance Neuro.
- Surveillance de sortie
Ce module gère tous les processus de la salle de cathétérisme et la gestion des stents. Il comprend les fonctionnalités suivantes :
Gestion du stock de dépôt des stents
Gestion des SMS
Facturation d’un stent
Création des bons de commande
Ajout d’une intervention pour un patient
Statistiques sur les interventions
Ce module gère les menues alimentaires des patients et la cantine du personnel. Notre ERP prend en considération les 2 scénarii suivant
- La préparation des repas est assurée à la clinique.
- La cuisine est sous-traitée. Dans ce cas notre ERP établie une liaison direct avec le sous-traitant
- Gestion du menu alimentaire des patients
- Paramétrage du contenu des repas.
- Commande des repas avec le régime adéquat, choisi par la diététicienne.
- Modification de la commande tant qu’elle n’est pas encore transférée à la cuisine.
- Gestion des menus pour les accompagnants.
- Liaison en temps réel entre la diététicienne et la cuisine avec l’affichage d’un rapport récapitulatif sur le nombre et type de repas à préparer.
- Gestion des achats pour la cuisine.
- Statiques personnalisées.
- Gestion du menu du personnel :
- Gestion des repas du personnel selon profil.
- Commande menu standard personnel.
- Commande menu VIP.
- Gestion des tickets personnels.
- Déduction du prix du menu sur la fiche de paie selon profil.
- Rapport détaillé pour le chef cuisinier (consommation des menus par profil)
- Gestion des types d’admission à la morgue (patient de l’hôpital, externe, sapeurs-pompiers…).
- Gestion des autopsies : incluant la gestion de la demande d’autopsie, la planification de l’acte.
- Gestion des documents médico-légaux pour la gestion administrative et légale des défunts.
- Compte rendu post-autopsie.
La gestion de la pharmacie repose sur le numéro de lot, les codes-barres et les dates de péremption.
Ce module gère l’approvisionnement des pharmacies principales et secondaires, avec une traçabilité complète des transferts de produits entre elles. Il permet également la gestion des différents paniers (Séjour, Bloc, Anesthésie, Réanimation, etc.).
L’inventaire peut être réalisé à tout moment, sans interrompre l’activité. MedSys synchronise automatiquement les quantités et affiche la valeur monétaire du stock.
Enfin, plusieurs alertes paramétrables sont disponibles selon le seuil de stock, la date de péremption ou l’approvisionnement automatique.
Ce module gère l’immobilisation au niveau de la clinique :
- Classification de l’immobilisation selon les familles en associant les comptes comptables associés
- Achat de l’immobilisation.
- Gestion de l’immobilisation.
- Inventaire de l’immobilisation grâce à la technologie RFID
La Gestion de la maintenance assistée par ordinateur est reliée automatiquement au module de l’immobilisation et qui permet de suivre l’état de chaque équipement dans la clinique, ce module comprend entre autre les fonctionnalités suivantes :
- Gestion des réclamations.
- Saisie du rapport de diagnostic sur la base
- Des réclamations saisies.
- De la maintenance préventive
- Des réclamations téléphoniques ou directes.
- Création d’un ordre de travail (OT) en précisant l’acte de maintenance à apporter et le mode de maintenance.
- Planification des actes de la maintenance.
- Notification sur les actes de maintenance préventive.
- Affichage du planning de la maintenance.
- Génération d’une demande d’approvisionnement des pièces de rechange et des consommables sur la base d’un OT.
- Génération des écritures comptables
- Assignation des pièces ou des consommables reçus à l’ordre de travail (en relation avec le module de gestion de Stock et des dépôts).
- Saisie du rapport de la maintenance.
- Changement des états du matériel médical et autres (fonctionnel, hors service, en cours de maintenance).
- Affichage de l’historique de la maintenance des équipements médicaux et autres dans la clinique.
- Inventaire des matériaux médicaux (en liaison avec le module des immobilisations), des pièces de rechanges et du consommable.
- Prélèvement des différents indices de consommation (électricité, eau).
Le processus de gestion de la buanderie est potentiellement composé de 8 phases, répartie sur deux zones ; sale et propre, toute en respectant la norme de marche en avant. Notre processus inclut la buanderie externe.
Ce module permet la traçabilité de chaque article de linge dans la clinique; grâce à la technologie de RFID
Les phases qui processus sont :
- Collage
- Réception/Tri
- Lavage
- Séchage
- Pliage
- Stockage
- Livraison
Ce module comprend tout l’aspect financier du dossier patient ainsi que de l’établissement de santé : facturation, caisse, PEC, etc.
- Affichage des détails de la facture qui sont alimentés directement à partir des autres modules (admission, prescription, pharmacie, produits extras, examen radiographique, examen labo, autres prestations, etc…).
- Affectation des prestations aux organismes de PEC.
- Edition des préfactures.
- Edition de la facture.
- Importation de la facture vers Excel.
- Edition de la facture des PEC.
- Gestion des forfaits.
- Paramétrage des conventions et des PEC
- Possibilité d’effectuer des remises sur la facture en entier ou sur des prestations en particulier.
- Clôturer les factures après validation.
- Ajout des commentaires sur la facture.
- Consultation de l’historique et traçabilité des actions faites sur les dossiers factures « Time line Facture »
- Gestion des conventions.
- Génération des bordereaux de PEC.
- Suivi du remboursement des prises en charges.
- Paramétrage des comptes comptables avec les comptes généraux et comptes tiers
- Intégration comptables.
- Génération des écritures comptables :
- Saisie générale ou par écriture.
- Documents des achats.
- Les bons de livraisons.
- Les sessions de paie.
- Les dépenses.
- Les amortissements.
- Les factures patients.
- Les écarts de règlements.
- Les encaissements et décaissements.
- Les remises en banque.
- Codes journaux.
- Plans tiers.
- Journaux de saisie.
- Lettrage et pointage.
- Rapprochement bancaire.
- Etats comptables et financiers :
- Grand livre.
- Journal général.
- Journal centralisateur.
- Paramétrage des états financiers.
- Etats financiers : le bilan, l’état de résultat, l’état de flux de trésorerie, les notes sur les états financiers.
Ce module gère l’achat de la clinique de toute sorte, sauf l’achat des produits pharmaceutiques qui se trouve dans un module dédié. Ce module comprend entre autre les fonctionnalités suivantes :
- Gestion des fournisseurs.
- Génération et impression des bons de commande, des bons de réception ou des bons de livraison et des bons de retour.
- Gestion des fournitures.
- Suivi des factures d’avoir.
- Saisie et édition des factures fournisseurs.
- Historique et traçabilité des achats.
- Suivi des règlements fournisseurs.
- Notification sur les échéances des règlements fournisseurs en tenant compte des jours fériés.
- Gestion de la caisse de dépenses.
- Génération automatique des ordres de paiements et des certificats de retenue à la source.
- Impression direct du chèque de paiement selon le format de chaque banque.
- Attachement du chèque de paiement dans la note de règlement.
- Personnalisation des rapports de statistiques.
Le module financier de MedSys comprend tout l’aspect financier du dossier patient : facturation, caisse, honoraires médecin, prise en charge, recouvrement, bordereaux CNAM, etc.
- Gestion de la facturation
La facture est éditée au fil de l’eau
La facture du patient est alimentée directement à partir des autres modules (admission, prescription, interventions chirurgicale, pharmacie, produits extras, examen radiographique, examen labo, autres prestations médicales, etc…). - Gestion multi-caisse
- Gestion des honoraires
- Gestion des prises en charge
- Gestion du recouvrement
- Installation et configuration du serveur PACS.
- Configuration de la Worklist (connexion entre le RIS et les modalités).
- Installation Multi-Viewer pour la consultation et le traitement de l’image radiologique.
- Enregistrement de l’image radiologique sur le serveur PACS via le protocole HL7.
- Affichage de l’image radiologique dans la fiche de soins, pour les patients hospitalisés, une fois l’image est enregistré sur le PACS.
- Envoi de message WhatsApp au praticien lors de l’installation du patient dans sa chambre.
- Envoi WhatsApp au patient sortant pour rappel RDV.
- Paramétrage des message WhatsApp dans tous les modules de MEDSYS
Fiche de fonction
Cette fonctionnalité permet de saisir et de modifier les fiches de fonctions à accomplir pour chaque employé, en fonction de son profil.
Gestion des tenues du travail du personnel
Cette fonctionnalité gère les tenues de travail du personnel médical et de soutiens. Il tient en compte de la disponibilité des tenues dans le stock, du profil, de la périodicité et du remplacement.
Gestion de la présence
- Installation de la pointeuse et pointage des employés.
- Installation de la pointeuse et pointage des employés.
- Fiche employeur.
- Fiche employé.
- Affichage automatique du pointage des employés dans leur planning correspondant, déduction en temps réel des retards et des absences et génération du rapport de présence journalier.
- Génération automatique du rapport de présence mensuel.
- Gestion du planning dynamique.
- Gestion du planning cyclique.
- Calendrier du personnel.
- Gestion des congés.
- Gestion des congés.
- Gestion des heures supplémentaires
- Gestion des jours fériés.
- Elaboration des rapports de statistiques selon plusieurs critères à choisir parmi les listes de choix disponibles (Statistiques sur les interventions chirurgicales, sur les séjours, sur l’admission, sur le taux d’occupation des lits et des salles d’opérations, sur les produits pharmaceutiques, etc.)
- Affichage des courbes correspondantes aux statistiques effectuées.
- Impression des rapports et des graphiques correspondants.
- Tableau de bord : Qui donne un aperçu en temps réel aux administrateurs sur les indicateurs de performance de la clinique. A partir de ce tableau, l’utilisateur peut accéder directement au Reporting.
- Gestion des tables de paramétrage (ajout, modification et suppression) pour les différents modules :
- Gestion d’admission (motifs d’hospitalisation, ajout des praticiens et leurs matricules fiscales, etc.)
- Gestion hospitalière (services, chambres, lits, équipements, …)
- Gestion médicale (constantes, examens, tâches de soins, tâches de surveillance, …)
- Gestion financière (organisme prise en charge, paramétrage de prise en charge, paramétrage des forfaits…)
- Gestion de stock et de pharmacie (Unité, prix achat, prix vente, création des paniers modèle, etc…)
- Gestion du bloc opératoire (intervention, création des paniers bloc, etc.)
- GRH (saisie des données du personnel, etc.)
- Création, modification et suppression d’un profil utilisateur.
- Création et modification d’un utilisateur.
- Associer un profil à un utilisateur.
- Attribution des droits d’accès à un utilisateur.
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